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浅谈对全国中等职业学校学生管理系统的认识及建议

发布时间:2018-06-04 11:23

/ 郭 宁 张 猛

为了进一步加强对全国中等职业学校学生学籍的管理,教育部开发了《全国中等职业学校学生管理信息系统》 (以下简称“新中职学生管理系统”),并于2016年全面正式应用。新中职学生管理系统能够满足学生管理的基本要求,但也存在一些突出问题,笔者通过实践提出了解决建议。

一、新中职学生管理系统的优点

1.能满足各级用户的基本需求

新中职学生管理系统能够满足各级教育行政部门和各中职学校在学籍管理、学生资助、教育经费保障、事业统计、日常管理和科学决策、优化资源配置等方面的需求,实现了对全国中职学生学籍等的综合管理、监控和日常维护。

2.实现全国部署,运行稳定可靠

新中职学生管理系统的建设遵循“两级建设、五级应用”的模式。在教育部和各省教育行政部门建立国家级和省级两级数据中心,国家级数据中心只供五级应用中的国家级系统使用,省、地市、区县、学校四级通过网络远程登录到省级数据中心进行新中职学生管理系统上的业务使用操作。通过对系统数据库的集中监管,确保了各类涉密信息的安全与新系统的稳定可靠运行。

3.实现了对中职学生学籍的信息化管理

新中职学生管理系统为每个中职新生都建立了电子学籍档案,所有在校生“一人一号、终身使用”,将学生每个教育阶段的学习经历和学籍档案关联起来,实现了学生学籍信息化管理。新中职学生管理系统为各教育主管部门、各学校的日常学籍管理工作提供支撑,实现了在全国范围对招生入学、学籍注册、学籍档案管理、学籍异动、升学、毕业、就业等学生学籍基本业务的信息化管理。通过及时处理在校生的学籍变更、异动等,随时更新学籍数据库,实现了对在校生各种数据的实时监控。

4.实现了学籍异动各环节的全过程管理

正常情况下,每个学生在校期间只能拥有一个学籍,对应其所在学校,但是有的学校甚至某些学籍管理人员对在校生的学籍异动(学籍的取得、变更、丧失、恢复、完结等)的规定和管理执行不严格,导致出现了学籍重复注册、人籍分离、有籍无人等问题。新中职学生管理系统对学生进行电子身份管理,系统中的学籍异动都要由学生所在学校提交发起,各级教育监管部门按各自权限进行审核,分工明确,责任清楚,任何异动都有据可查。

5.实现了在全国范围内学生流动情况实时监控和管理

由于目前社会对中职学历认可度不高及中职学生本身的特点,造成了中职学生流动性大。为防止出现学生在原学校不办理学籍异动而到了新学校又无法登记注册的情况,新中职学生管理系统对每个新生都创建了电子学籍档案,将学生的姓名、性别、出生日期、身份证号等信息与学前教育、中小学教育、高等教育阶段学籍系统中的学生学籍信息进行匹配,确保学生电子学籍档案的唯一性和准确性,实现了在全国范围内对学生各阶段的流动情况进行实时监控和管理。

6.为宏观决策提供数据支撑

新中职学生管理系统是一个高度集成的应用系统,学籍管理只是其中一个模块。其他应用内容的扩充和各个子系统的开放使用,将改变目前一个学校多种管理系统同时运行的现况,减轻学校工作压力,大大提高学校管理工作水平,尤其是学校的经费管理、学生资助、招生入学等重点敏感问题。同时,新中职学生管理系统能够为国家和地方政府的各级教育主管部门编制教育经费预算,研究各项教育改革措施,提供学生数据的统计、分析、监控功能,为教育监管、教育宏观决策提供支撑。

7.加强学校对学生学籍的业务管理

新中职学生管理系统实现了新生注册、学籍档案管理、学籍异动及审批、学生毕业等日常管理。在校管理方面,实现了学校、专业、班级、年级等信息的维护;在招生管理方面,实现了招生计划、招生名单等的维护 ;在新生管理方面,实现了新生报到注册、分班、学籍信息的维护 ;在学籍管理方面,实现了在校生档案信息的维护、异动信息的申请和审核;在毕业管理方面,实现了学生毕业申请、毕业证打印、验印等 ;在就业信息管理方面,实现了学生就业信息的维护 ;在问题学籍管理方面,实现了问题学籍的查询和处理。

二、新中职学生管理系统存在的突出问题

1.使用界面不友好

在系统中查询信息时,如果没有查到相关信息,系统界面没有任何提示,不能明确显示系统是否查询完毕、系统是否还在响应。

2.新生录取导入批量处理表格中特定信息某些地区不匹配

在新生录取导入批量处理的表格中,地区行政划码是通过身份证号和数据库比对后自动生成的。但是由于数据库更新滞后,造成表格上传后和系统信息不匹配,被作为错误数据退回,需要人工到字典数据库中查找后手动修改,工作量巨大。

3.新系统后台支持不完善

虽然建立了工作用QQ群,但技术人员不能及时回答各地区教师使用系统时遇到的问题,尤其是遇到某些数据需要后台处理时,长时间的等待致使工作无法继续进行。

4.新老系统信息不匹配

新系统开始使用时导入的是鹏达老系统的数据,新老系统很多信息不匹配,造成某些模块使用不正常。例如,笔者学校2001年有一个学生学籍异动,将老系统中的信息直接导入新系统后,因为学生信息不全,致使异动查询模块无法正常使用。咨询技术人员后得到的回复是,技术人员无权更改学生信息,只能按照异动原因一项一项查询,工作量巨大且繁琐。

5.毕业模块汇总表格不能人工调整

毕业模块汇总表格时格式不正确,且不能进行人工调整,汇总项总是随机出现在表格的某一行。

6.学籍册打印存在问题

学籍册在新生审核后由系统自动生成,其中某一页会突然出现对不齐的现象,造成学籍册打印混乱。

7.学籍查重功能不完善

目前,新系统只能做到中职学校之间进行学籍查重,不能与技工院校、中学、农广校等其他也享受国家资助金的学校之间进行学籍查重,无法杜绝重复注册套取国家资助金的违法行为。

8.查询功能不够完善

如果查询某个学生,需要分别到在校生模块、异动查询模块、毕业生模块进行查询。

三、新中职学生管理系统存在问题的解决方案

1.明确管理人员、运行人员、维护人员的职责

建立系统数据库的安全保护长效机制,保证系统安全、平稳、畅通、高效运行。在省级层面建立系统后台服务体系,及时回应对各级用户在使用中遇到的问题。对系统运行中各种不完善的地方及时修改更新,完善系统各个模块,让系统的使用更加便利。

2.建立系统数据质量和安全责任体系

各地市教育行政部门应对本辖区内各个学校的数据采集、录入、审核人员进行实名制登记,严格管控。依据“谁录入谁负责,谁审核谁负责”的原则,为每名数据采集、录入、审核人员发放具有唯一性的电子证书、密钥,在出现数据造假、数据错误时,及时追查到责任人,保证数据的全面、及时、准确和安全。

3.各个学校应高度重视学籍档案管理工作

学校指定专门的学籍档案管理员,建立学籍档案保密制度。设立专门的学籍档案管理办公室,指定专属使用的电子办公设备。有条件的学校应铺设专门线路,保障系统畅通,保护学籍信息免受各种类型的威胁、干扰、破坏和盗用。

(作者单位 :济宁市高级职业学校)